Teleconferência: dicas de preparação, custos, moderação

Contente

• O que é uma chamada em conferência?
• Como funciona a chamada em conferência?
• Provedor de teleconferência
• Diferentes modelos de preços para chamadas em conferência
• Quanto custa realmente uma chamada em conferência?
• O que você precisa para uma chamada em conferência?
• Problemas típicos com chamadas em conferência
• Como os erros podem ser evitados no telco?
• Tarefas e função do moderador
• Como funciona uma chamada em conferência com um telefone celular?

Uma teleconferência é a ferramenta perfeita para discutir assuntos profissionais de maneira fácil, rápida e econômica com mais de duas pessoas - sejam projetos ou apresentações. Não é necessário um grande esforço técnico para isso. Um simples telefone ou telefone celular é suficiente para o moderno "Telco". No entanto, existem algumas regras importantes para chamadas em conferência às quais você deve prestar atenção com antecedência. Nossas listas de verificação mostram quais ...

O que é uma chamada em conferência?

As chamadas conferências por telefone ou chamadas de conferência são reuniões em que vocês só podem ouvir, mas não se ver. O termo conferência telefônica - também conhecido por sua abreviatura Telko ou TK - é geralmente usado para chamadas telefônicas com mais de dois participantes. Com três a quatro participantes, fala-se de uma conferência a três ou a quatro. Tudo o que vai além disso em termos de participantes é apenas uma telco. Além disso, é feita uma distinção em conferências telefônicas de acordo com o tipo de conexão:

• Procedimento de discagem
  Os participantes discam para a conferência de forma independente - equipados com os dados de acesso apropriados - e precisam se autenticar com um PIN.
• Procedimento de discagem
  Os participantes são chamados pelo operador do provedor de telecomunicações ou pelo organizador e a conferência é "buscada". Embora o processo seja mais conveniente, também é mais caro para o organizador, pois ele também arca com todas as taxas de conexão.

Como funciona a chamada em conferência?

Uma chamada em conferência pode ser configurada e implementada rapidamente. Nesse ínterim, existem vários - em alguns casos gratuitos - provedores de telecomunicações na Internet (mais sobre isso na próxima seção). Grandes pré-requisitos não precisam ser atendidos.

Não é necessário um sistema telefônico moderno. Um simples telefone ou celular é tudo o que é necessário para uma reunião à distância. Portanto, se você deseja iniciar uma chamada em conferência com três ou mais participantes, você só precisa de três etapas simples:

• Registrar uma chamada em conferência
  Para iniciar a chamada em conferência, você deve registrá-la com o provedor selecionado. Normalmente, esse registro só é exigido uma vez e, normalmente, já é possível no site da operadora de telecomunicações. Para fazer isso, você normalmente só precisa de um nome e um endereço de e-mail (provedores gratuitos podem usá-los comercialmente) - ou um endereço de cobrança (para provedores de telecomunicações pagos).
• Comunicar dados de acesso
  Normalmente, você será atribuído a uma chamada sala de teleconferência. Todos os participantes podem discar posteriormente para esta sala virtual. Para isso, a sala de teleconferência possui uma chave de acesso de dados em duas partes - um número de telefone (número de discagem) e um código PIN de conferência (código de discagem, PIN de discagem ou PIN de conferência). Com os dados, qualquer pessoa pode discar de qualquer lugar com seu telefone, iPhone ou outro smartphone.
• Iniciar uma chamada em conferência
  Se todos os participantes tiverem um número e PIN, você pode começar. Combine um horário, disque e inicie uma chamada em conferência. Normalmente, são necessários pelo menos dois participantes para entrar na sala. Alguns provedores de telecomunicações têm um chamado líder de conferência - principalmente por razões de segurança. Ele tem seu próprio PIN de líder de conferência e é também aquele que habilita a chamada em conferência para todos. Até então, o restante dos participantes geralmente só ouve música em espera.

Provedor de teleconferência

Uma chamada do seu telefone residencial ou comercial conecta você apenas a uma outra pessoa. Para uma chamada em conferência com mais de dois participantes, você deve usar um provedor ou software específico.

A escolha que você escolher depende, por um lado, das suas expectativas ou requisitos do fornecedor - por outro lado, é claro, do preço da oferta. Apresentamos vários fornecedores com os quais você pode realizar uma chamada em conferência:

• Teleconferência alemã
  O provedor deutsche-telefonkonferenz.de anuncia com uma “chamada em conferência 100% gratuita”. Assim, você não tem que pagar nenhuma taxa adicional, você só tem que pagar por uma ligação fixa. Após o cadastro, você receberá os dados de acesso por e-mail e poderá começar imediatamente. O número de participantes e a duração da conferência são ilimitados.
• SmartConference
  Você usa muitas chamadas em conferência, para compromissos regulares, para reuniões com clientes ou para trabalhar em equipe? Depois, você pode fazer uma assinatura mensal de 9,90 com o provedor SmartConference. Até 5 participantes podem aderir ao Telko a este preço fixo. Para grupos maiores, existem tarifas mais caras para até 25 participantes.
• Whatsapp
  Não apenas mensagens curtas, mas também conferências telefônicas via Whatsapp são possíveis. No aplicativo, você pode criar facilmente uma chamada em grupo e adicionar até sete de seus contatos. Fácil, rápido e gratuito. Ideal para usuários particulares, mas para algumas empresas esta variante não é profissional o suficiente. Além disso, você deve estar conectado a todos os participantes via Whatsapp.
• Skype
  O serviço Skype da Microsoft também oferece uma função para chamadas em grupo. Para fazer isso, você deve adicionar os participantes desejados a um grupo usando seus contatos ou a pesquisa. Depois de criado, você pode iniciar a chamada em grupo. Se todos os participantes usarem o software Skype, este tipo de chamada em conferência é gratuita.
• Conferência de negócios da Telekom
  A Deutsche Telekom oferece seu próprio serviço de conferência por telefone, que permite telco simples e webconferência. Além da conversa, os documentos também podem ser compartilhados ou apresentações apresentadas. Quando cobrados de acordo com o uso, os custos giram em torno de 10 centavos por minuto e por participante. Uma conference call de 30 minutos com 5 participantes custaria cerca de 15 euros. Mas também existem modelos de taxa fixa para diferentes números de participantes.
• Meebl
  O Meeble anuncia vários pontos: gratuito, sem registro, sem publicidade e sem spam. Tudo o que você precisa fazer é inserir seu endereço de e-mail e um código exibido - a sala para a chamada em conferência está configurada e pode ser usada. Você receberá números de discagem gratuitos da Alemanha, Áustria e Suíça. Se você deseja oferecer suporte ao serviço, pode escolher um número cobrável voluntariamente.

Outros fornecedores (parcialmente cobrados) em ordem alfabética sem classificação: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenzencing, TeleMeetencing, TeleMeetencing, VoiceMeeting, Woopla.

Diferentes modelos de preços para chamadas em conferência

Apesar de uma grande seleção de fornecedores diferentes, os modelos de precificação podem ser divididos em apenas duas categorias. Ao escolher uma solução adequada, você pode escolher entre estas (e um provedor associado):

• Faturamento com base no uso
  O pagamento é feito aqui por minuto e por participante. Os provedores medem exatamente quantos participantes foram discados para a chamada em conferência e por quanto tempo. Multiplicado pela tarifa mencionada, resulta no valor da fatura.
• Taxa fixa com assinatura
  Um preço fixo para gastar em teleconferências com a freqüência e o tempo que você quiser. O valor do preço da assinatura é baseado no número de participantes. Cerca de 10 euros por mês para chamadas até 7 utilizadores.

É melhor descobrir qual opção vale a pena para você. As conferências telefônicas freqüentes com uma longa duração e muitos participantes são significativamente mais caras na primeira variante. Por outro lado, se você raramente o convida para telco em pequenos grupos, pode estar pagando muito com a taxa fixa.

Quanto custa realmente uma chamada em conferência?

Muitos provedores anunciam que suas chamadas em conferência são gratuitas - em uma inspeção mais detalhada, isso geralmente não é totalmente verdade: ou há restrições no número de participantes ou a primeira etapa - o registro - é gratuita. Mesmo que não haja obrigações contratuais ou custos mensais, geralmente há tarifas baixas por minuto para o tempo de conversação durante a teleconferência.

Quais custos surgem, também depende de onde os respectivos assinantes discam para entrar na rede. Como regra, cada participante paga os custos de conexão à rede fixa alemã. Isso depende da respectiva operadora de telefonia: se você tiver uma tarifa fixa na rede fixa alemã, não terá que pagar nenhuma tarifa separada;

No entanto, também são possíveis participantes do exterior que não tenham condições especiais para a rede fixa alemã. Dependendo do provedor, há também a opção do líder da conferência assumir as taxas da conferência telefônica para todos. Em tais casos, uma assinatura correspondente é feita.

O que você precisa para uma chamada em conferência?

Antes de selecionar o provedor de chamada de conferência certo, você deve fazer algumas considerações formais sobre a chamada em si. Esses critérios têm impacto na escolha do provedor e, portanto, nos custos da chamada em conferência:

• Número de participantes: Quantos participantes participam da telco?
• Origem: Os chamadores do exterior ligam?
• Custos: Quem paga as taxas de teleconferência?
• Funções adicionais: Você precisa de serviços como controle da web (para apresentações paralelas) ou uma função de gravação?

Via de regra, as chamadas em conferência padronizadas e os provedores são suficientes para até dez participantes. No entanto, você deve prestar atenção especial à internacionalidade dos chamadores e à limitação do número de participantes, caso contrário, pode rapidamente se tornar caro.

Problemas típicos com chamadas em conferência

Apesar da tecnologia simples, as coisas podem dar errado com a teleconferência. Os problemas comuns incluem:

• Dificuldades de discagem
  Em chamadas de conferência, geralmente há pelo menos uma pessoa que não consegue discar - seja porque os dados de acesso estão incorretos (ou foram anotados incorretamente) ou porque o software usado (por exemplo, com Skype) está desatualizado.
• conexão
  Ninguém pode fazer nada a respeito, mas é irritante quando os participantes saem repetidamente da chamada em conferência e têm que discar novamente devido a uma conexão ruim (de rádio), por exemplo.
• Barulho de fundo
  Se os participantes estão ouvindo música de fundo, a janela está aberta ou os participantes simplesmente se esqueceram de pressionar o botão mudo enquanto estão conversando com outra pessoa no escritório, isso é extremamente irritante.
• Disciplina de fala
  Como ninguém se vê, não há comunicação não verbal que sinalize, por exemplo, quem será o próximo a falar. Efeito: é difícil coordenar quem fala quando. Ou todos respondem a uma pergunta ao mesmo tempo ou nenhuma.

Como os erros podem ser evitados no telco?

A seguir, também fornecemos um documento PDF, que pode ser baixado gratuitamente, que contém muitas dicas para a preparação e realização de conferências por telefone. Isso evitará contratempos irritantes e contribuirá para o sucesso da chamada em conferência.

Baixe para evitar erros

Tarefas e função do moderador

Como moderador, você tem uma função especial a desempenhar durante a chamada em conferência. Eles trazem ordem para falar. Você é responsável pelas seguintes tarefas:

• abertura
  Você saúda todos os presentes. Eles explicam por que a telco está ocorrendo e como será no curso posterior.
• introdução dos participantes
  Se não for uma chamada de conferência normal ou se houver novos participantes, você deve apresentar todos uns aos outros para criar um ambiente agradável para discussão.
• coordenação
  Sua principal tarefa é coordenar os discursos individuais e orientar a discussão. O mais fácil é dar (e retirar) a palavra aos participantes.
• Tempo
  Fique de olho no relógio para que o tempo da chamada em conferência não seja ultrapassado. Certifique-se de que a agenda também seja trabalhada.
• Resumo
  O moderador fecha a chamada em conferência. Ao final, você deve resumir os resultados, delinear os próximos passos e indicar quando será a próxima reunião.

Como funciona uma chamada em conferência com um telefone celular?

Em princípio, as chamadas em conferência com um telefone celular ou iPhone não funcionam de maneira diferente das outras. Acima de tudo, você precisa ter certeza de que seu telefone celular tem bateria suficiente - chamadas mais longas no smartphone costumam consumir muita energia. Você também deve garantir com antecedência que o seu contrato de telefonia móvel inclui uma tarifa fixa para a rede fixa. Essa é a única maneira de manter a chamada em conferência realmente gratuita para você.

Durante uma chamada em conferência com um telefone celular Aplicativos como o serviço de mensagens Whatsapp são particularmente recomendados. Tanto os usuários de um iPhone quanto os proprietários de um smartphone Android podem facilmente prescindir de aplicativos adicionais, uma vez que seu celular geralmente já inclui essa função. O princípio é idêntico: primeiro, você deve ligar para alguém que deve atender a sua chamada para poder adicionar outros participantes por meio de um símbolo de telefone com um sinal de mais. Observação: todos os participantes devem estar salvos em seus telefones celulares. Além disso, a chamada em conferência é desconectada no momento em que você desliga.